shunkei's blog

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伝え方は準備が8割

 

今回は伝え方に関する記事です。

いきなりですが、

みなさん、伝えることは得意ですか?

 

正直自分はかなり苦手で、

絶対伝えられてないやんってすぐわかる位、

話し終わった後に「・・・」って間が

感じられることも多々あったりします。

そんくらい苦手。笑

 

けど、「自分めっちゃ伝えるの得意です!!」

って人、結構少ない気がして。

伝え方に関する本バンバンでてるし。

 

なので、今回はそんなめっちゃ得意!!って

言い切れない方々にぜひ読んでいただきたい

伝え方に関する情報を紹介していきます。

 

今回のタイトルは、

 

伝え方は準備が8割

(「伝え方が9割」感出してみた) 

 

ですが、いきなり準備が8割と

言われてもパッとしないと思うので、

何を言いたいのか説明すると、

 

伝える前には、考えるプロセスを置くべき

 

ということが言いたいのです。

これが今回の記事のテーマであり、結論。

 

これでもパッとしないと思うので、今から、

 

なぜ、考えるプロセスが必要か

どのように、考えるべきなのか

 

について、

「考える技術・書く技術 入門編」を参考にして、

紹介していきますね。

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 目次

 

 

なぜ、考えるプロセスが必要か

 

考えるプロセスが必要な理由を

軽く先に言っちゃうと、

 

 

一般的に情報を受け取る側の人は、

何かしら興味関心を持ち、疑問を持って、

聞きたい!読みたい!と思うので、

関心がないこと、疑問と関係ないことを

伝えられると、極論、

どれだけ手間暇かけても伝わることはない

 

それなのに、

考えるプロセスなしに伝えてしまうことで、

受け手が興味関心を

持っていないことを伝えてしまいがち

になってしまうという、、、

 

 

じゃあ、受け手が興味関心を持つことを

伝えるためには、何が大事なのか、

それは、

 

相手の興味がある話・疑問を解決できる話をする

わかりやすく伝える

 

この2つがかなり

大きな要素なんじゃないかなぁと思います。

 

興味・疑問に関係ない話をすることは論外だし、

関係ある話をしても伝わらなければそれも論外。

だから、上2つが大切かなぁと。

 

 

でも、これって結構知っていると思うんですよねー

そりゃ、興味あることわかりやすく伝えること大切やろ

って思いますよね。

 

けど、簡単にはできない。

 

それは、日本語による影響と、

教育による影響が大きいそうです。

 

聞き手の能力を期待する*ハイコンテキスト文化と、

書きたいことを書きなさい、

作者の意図を読み取りなさい、

受け手を意識して伝える機会の少ない教育

*詳細はこちら 

ハイコンテクスト文化とローコンテクスト文化

 

これらの影響により、

日本人は伝えることが苦手と言われています。

 

でも、伝えることが苦手なままだと、

様々な弊害がありますよねー。

もう、あの話終わった後の、

「こいつ何言ってんねん・・・」

みたいな間を感じたくない!

(かなり個人的な思い入ってますが悪しからず、、)

 

 

けど、望みはあります。

なぜなら、伝え方は準備が8割だから。

 

伝える前に、考えるプロセスを置くこと

 

これさえ、うまくできれば、、、

 

ということで、以下で後半パート、

考えるプロセスでの2つの方法をご紹介します!!

 

 

どのように考えるべきなのか

 

OPQ分析で受け手の疑問を明らかに!

 

伝える上で受け手の興味や疑問に即したことを

伝えることが大事と書いたんですが、

それら興味や疑問を明らかにする方法こそ、

OPQ分析です。

 

O:受け手にとって望ましい状況

P:問題、すなわち現状とOのギャップ

Q:受け手の疑問

 

そして、その疑問に答える

A:答え/主メッセージ

 

少し噛み砕いて説明していくと、

 

OはObjectiveの略。

受け手は何か望んでいることがあるはずなので、

受け手が考えている望ましい状況をまずは捉える。

 

PはProblemの略。

解決すべき、Oとのギャップ。

 

QはQuestionの略。

Pを解決するに向けて自然に抱く疑問。

 

AはAnswerの略。

受け手の疑問に答えとなり、伝えるべき主メッセージ。

 

 

具体例を出して説明してみると、

今回のこのブログでのOPQAは、

 

O:伝えることが得意になりたい

P:どうすれば得意になれるか

   そもそもちゃんと知らない

Q:何を意識して、どのように伝えれば、

      上手に伝えられるだろうか?

 

(ちなみにこの受け手は、以前の自分を意識。)

 

 

A:伝える前に考えるプロセスを置くことで、

   うまく伝えられるようになる。

です。

 

このOPQ分析は、

受け手をイメージし、考えることが大事。

そうすることで、自分勝手な伝え方ではなく、

相手が疑問に思っていることに

適したことを伝えられるようになる(はず。)

 

 

では、次は、わかりやく伝えるための考えるプロセス。

 

 

考えをピラミッド型にする

 

なぜ、ピラミッド型にすべきなのか

 

ピラミッド型にするべき理由としては、

自分が理解するためにも、

相手にわかりやすく伝えるためにも、

効果が高いからです。

 

本に書かれていた簡単な例を紹介すると、

 

「ぶどう、牛乳、じゃがいも、たまご、人参、

 みかん、バター、りんご、サワークリーム

 を買ってきてー。」

と言われて、そのまま覚えると忘れてしまう。

 

ではなく、

 

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だと、かなり覚えやすくなりませんか?

 

ちなみに、人間が短期記憶できる数は、

7つ(プラスマイナス2)*までだと

論文で発表されているそうです。

 

 

そして、人ってこういった形で

聞いたもの・見たものを

自然に関連付けようする優れた生物。

(すんごい。)

 

ただ、この関連付けをスムーズに

行える人と苦手な人がいます。

 

うまく関連付けできて、

頭の中で構造的に理解している人は、

先ほどの買い物の例でいうと、

後者の伝え方ができるんです。

 

ただ、整理されていないと、前者のように、

構造とか関係なく伝えてしまうので、

受け手が必死に関連付けをしようとして、

脳に負担がかかり、わかりづれーとなるんです。

 

だから、ピラミッド型に、構造的に

考えを整理することは、

わかりやすく伝える上ですんごい大事!!

だと、わかっていただけましたか?

 

では、どのようにピラミッド型に整理していくのか

について、次で説明していきます。

 

考えを組み立てる2つの作業とは

 

考えをピラミッド型に

組み立てるための2つの作業があります。

① グループを探す作業 

② グループを作る作業

 

 

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 ① グループ化し、要約メッセージを探す

複数のメッセージを1つのグループにくくり、

そのグループを象徴する1つのメッセージを見つけ出す。

 

さっきの買い物の例だと、

にんじん、じゃがいもという2つの事象(メッセージ)から、

野菜という1つの事象(メッセージ)を見つけ出す作業。

 

 

② グループを作る作業

ある一つのメッセージについて、

その根拠や説明となるメッセージのグループを作る。

 

さっきの例だと、

野菜からにんじんやじゃがいもというメッセージのグループを作る。

 

ただ、ルールとして、

要約メッセージ(主メッセージ)は一つだけ。

 

伝えるべきことが複数ある場合は、

要約できていない可能性と、

受け手の疑問(OPQのQ)を絞れていない可能性があるので注意。

 

だから、さっきの例だと、

『食材買ってきて。乳製品と果物と野菜ね。乳製品は、、、』

って感じになるのかなぁと。

 

*①の作業は、前回の記事、抽象化でも説明したやつです!

to-world-travel.hatenablog.com

 

① グループを探す作業 

② グループを作る作業

 

これら2つの作業で、自分の考えを

ピラミッド型にして整理していくことで、

要約されたメッセージと、

その要約されたメッセージを具体的に説明するメッセージに

整理されて構造的にわかりやすく説明できるようになります。

 

*より説得力を担保したい場合は、帰納法演繹法

 シンプルにロジックを整理することが重要になります。

 今回は省くので、演繹法帰納法についてはこちらで。

知らないようで実は使っている演繹法と帰納法! ~ロジカルシンキングの基礎のキソ~ | プロジェクト管理・工数管理 InnoPM

 

 

 

まとめ

 

要するに、伝える力を向上させるには、

まずは、受け手を分析すること(OPQ分析)

そして、わかりやすく説明するために

構造を整理すること(ピラミッド型)

が大事!

 

 

だから、

 

伝える前に考えるプロセスを置こう

 

ということが伝えたかったのです。

そして、自分にも言い聞かせたかったのです。笑

 

今回は、結構なぜ大事かの部分で

かなり字数食ってしまったので、

HOWをあまり詳しく説明できませんでした。

 

なので、またいつか

より詳しいものを説明できたらなぁと

思っております。

 

こんな長文をここまで読んでくれた方、

本当にありがとうございます。

 

また、もしよろしければ、

次回の更新もよろしくお願いします。